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冠狀病毒的恐懼就在於-令人恐懼，如果您擁有這種病毒會造成破壞的產品或服務，例如旅行和醫療保健，那麼您的公司運營商-您的聯繫中心-您的總機可能是您想上舊學校-可能沒有準備。
呼叫者正在與您聯繫以獲取即時答案並僅與真實的人進行交談，但是如果您的聯絡中心沒有適當的人員配備，則呼叫將被暫停，而沒有正確的信息甚至正確的體驗，或更糟糕的是，發送語音郵件。當危機正在醞釀時，這令人不安。
如果您想確保自己身處危機之巔，請隨時準備觸發這四件事：
＃1：先行一步：現在考慮一下您可以預測的所有可能發生的擱置消息傳遞場景，這些場景可以預測在發生危機時可能發生的情況-直到最壞的情況-並要求我們獲取腳本化，記錄下來，等待中。例如，我們佛羅里達州的醫院客戶必須計劃颶風緊急情況。因此，對於她，我們預先記錄了颶風關閉的暫停消息和針對患者的特殊說明。它們已被記錄並可以使用-並且由於Easy On Hold提供了流保留技術，因此她可以進入其保留消息庫，點擊播放，然後立即將消息發布到她的流中。她還可以將該消息優先於其他消息，以便呼叫者更頻繁地聽到該消息。再次是由於流保留技術的功能。在危機情況下，這對於企業傳播團隊來說是重要的控制。」
＃2：保持最新。
目前，您的自動話務員設計（即電話樹問候語）已根據呼入電話者的危機預期進行了重新設計。因此，請與「按一下以查找最新的冠狀病毒新聞」，而不是通常的「按一鍵為客戶服務」。並保持更新，必要時最多每小時更新一次。您甚至可能想為危機建立一個單獨的熱線電話號碼。負責，成為您自己的新聞服務台，擁有它。
確保保留消息也是最新的。可以使用保留時間來管理大量來電。但是，如果您正在播放的音樂和消息沒有反映出呼叫者的心情或他們等待的信息，那麼您的品牌聽起來會斷斷續續，毫無用處。
仔細閱讀您當前的促銷活動，並願意將所有歸檔內容歸檔，使呼叫者感覺像往常一樣，或者您不了解發生的事情。確保您與優秀的製作人合作，可以製作創意內容，使其適合當前情況。
＃3：簡短
您的待命和自動值班人員必須切合實際，不要太冗長-並且使用簡單的語言。人耳一次只能處理這麼多的言語信息，尤其是在壓力大的時候，因此，請保持想法的簡單，對話，指導性和同情心。藉此機會將他們帶到您的網站或社交媒體，以進行更深入的研究。
＃4：重複
這聽起來有點違反直覺，但是在長時間保持狀態下，重複可能是一件好事。如果您有對來電者至關重要的信息，請經常重複此信息，並以不同的方式說出來，以便堅持下去。呼叫者進入和退出保持體驗的時間長短不一，因此請確保保持內容的50％用於回答有關危機的問題。我們的流媒體保持技術在這裡非常方便，因為您可以實時安排高重要性消息比其他次要主題更頻繁地播放，因此您可以真正地獲得重複的消息。
因此，讓我們來回顧一下：抓住它-現在考慮最壞的情況，並預先記錄這些消息，並準備在通知中轉為保留。
與時俱進-採取措施確保呼叫者儘快回答他們的問題。不要將它們留在電話樹中打0來找接線員。他們打來時立即提供緊急信息。並使用流保留技術，使您的保持保持暫停狀態，並實時播放任何保持消息主題。將它們預先記錄下來，您就可以準備進行任何類型的緊急情況。簡而言之-使您的想法簡短，簡單，並使用簡單的單詞。沒有小說，沒有冗長的句子。只需說明發生了什麼事，以便他們可以說沒問題，就可以離開電話繼續生活。
最後，要重複。告訴他們他們需要知道什麼，以另一種方式再次告訴他們，然後再次告訴。使用流技術，您可以使用令人讚歎的功能，幫助您確定希望呼叫者聽到特定消息的頻率。這是驚人的控制。 。